Salas de reuniões: quanto custam as da sua empresa?

Existe a máxima de que muitas reuniões poderiam ser um e-mail. E uma parte delas são evitáveis com uma melhor comunicação escrita e formal. Mas sabemos da importância que o encontro de pessoas proporciona para a elaboração de ideias, tomar decisões importantes, apresentar resultados ou mesmo compartilhar dúvidas e dificuldade de processos internos.

A reunião presencial é parte importante de um ambiente de trabalho e salas de reuniões são das áreas mais essenciais de qualquer escritório, seja ela pequena, média ou grande.

Por outro lado, você já parou para pensar no quanto custam estes espaços? Durante uma boa parte do dia ficam inutilizadas, o que significa que sua empresa está tendo custos com um local ocioso.

Uma única sala, por si só, não parece ser um grande problema, não é? Porém, em primeiro lugar, ela dificilmente está sozinha, e extrapolando o tempo que ela fica inutilizada para o restante da semana, mês ou ano, ela pode custar um bom dinheiro à sua empresa.

Então, se você tem dúvidas de quanto está perdendo, descubra quanto as salas de reuniões custam e qual o impacto no seu negócio, seja financeiro, seja de tempo.

Quanto custam as salas de reuniões para a sua empresa?

Existem alguns fatores que você precisa observar para entender o quanto custam as salas de reuniões. São 4 pontos principais que você deve considerar:

• Tamanho da sala;
• Valor do aluguel por metro quadrado;
• Custo de manutenção e utilidades por metro quadrado;
• Média de tempo ocioso das salas.

Com todos os números, você pode colocá-los na seguinte fórmula:

(Valor do aluguel + custo com manutenção e utilidades) x tamanho da sala = custo

Com esta fórmula, você encontra o valor total de cada uma das salas de reuniões. Após isso, pode multiplicar o resultado pelo percentual de tempo parado. Assim, você descobre o quanto as salas vazias custam para sua empresa.

O que estes números significam?

Após fazer as contas, é muito provável que você tome um grande susto. Os valores das salas de reuniões para uma empresa são bem altos e se você nunca tinha parado para calculá-los antes, certamente ficará impressionado.

Como otimizar o uso de salas de reuniões?

No entanto, existem formas de otimizar o uso das salas de reuniões e garantir que sua empresa não está subutilizando um recurso valioso.

Primeiro, você pode usar uma ferramenta para a gestão de salas de reunião. Muitas reuniões são marcadas diretamente por e-mail ou telefone, mas uma ferramenta específica permite que você faça o agendamento das salas com diversos filtros. Além disso, também existem recursos interessantes, como relatórios que ajudam você a entender quais são as salas mais, e menos, utilizadas. Assim, pode descobrir onde sua empresa está gastando mais dinheiro sem motivo e onde precisa investir.

Esta informação é essencial para resolver um dos maiores problemas na gestão de espaços. Normalmente, existe uma desconexão entre o espaço que a empresa oferece e o que os colaboradores precisam. Se existir esta desconexão, muito dinheiro que é gasto sem motivo. Por fim, a ferramenta de gestão de salas coloca o poder de usar o espaço nas mãos do colaborador. Ele pode sozinho saber se cada sala estará ocupada quando ele precisar, fazendo a reserva sem burocracia e sem risco de agendar por engano.

Para além de uma ferramenta de agendamento de reuniões, o LIZARD Workplace ajuda a sua empresa a monitorar o espaço, sabendo se há ou não subutilização daquele ativo, já que é um espaço que pode ser remanejado para outro fim, caso necessidade.

Com o módulo de salas, você pode criar regras de negócios que permitem um limite de agendamento por usuário, o horário mínimo de cada reunião, e regras para liberar a reserva em caso de não comparecimento, evitando que salas vazias não sejam utilizadas porque reservas foram feitas desnecessariamente.

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